ทุกโครงการย้ายระบบ ERP จะมีวันหนึ่งที่ผู้วางระบบส่งไฟล์สเปรดชีตมาให้ฝ่ายบัญชี มีสองคอลัมน์ คือรหัสบัญชีเดิมกับรหัสบัญชีใหม่ แล้วขอให้ส่งกลับภายในวันศุกร์ ไฟล์นั้นคือสิ่งที่กำหนดว่าบริษัทจะยังตอบคำถามเกี่ยวกับตัวเลขในอดีตของตัวเองได้หรือไม่ งานนี้เป็นงานของฝ่ายการเงิน มอบหมายให้ผู้ขายซอฟต์แวร์ทำแทนไม่ได้ และแทบไม่เคยได้เวลาเท่าที่ควร
ต่อไปนี้คือวิธีที่เราใช้กับลูกค้าที่ย้ายระบบ ไม่ว่าจะย้ายจากโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปรุ่นเก่าไปสู่ ERP ระดับกลาง หรือย้ายออกจาก SAP ของกลุ่มบริษัทหลังการขายกิจการ
ตัดสินใจก่อนว่าจะย้ายผังบัญชี หรือจะสร้างใหม่
สองอย่างนี้เป็นคนละโครงการ และมักถูกเข้าใจสลับกัน การย้ายคือคงโครงสร้างเดิมไว้แล้วเปลี่ยนรหัส ประวัติจึงจับคู่กันแบบหนึ่งต่อหนึ่ง ระบบใหม่เพียงแค่ทำต่อจากระบบเก่า ส่วนการสร้างใหม่คือปล่อยให้มิติของระบบใหม่ ไม่ว่าจะเป็นศูนย์ต้นทุน โครงการ นิติบุคคล หรือส่วนงาน มารับหน้าที่ที่บัญชีย่อยเดิมเคยทำ บริษัทส่วนใหญ่ที่ย้ายออกจากโปรแกรมรุ่นเก่ากำลังสร้างใหม่ทั้งที่อาจไม่ยอมรับ เพราะผังบัญชีเดิมฝังแผนก สาขา หรือแม้แต่ชื่อลูกค้าไว้ในเลขบัญชี ซึ่งระบบใหม่ไม่ต้องการให้อยู่ตรงนั้น
ตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรว่าจะทำแบบไหน ก่อนที่ใครจะเริ่มจับคู่บัญชี การสร้างใหม่ด้วยวิธีคิดแบบจับคู่หนึ่งต่อหนึ่ง จะได้ผังบัญชีใหม่ที่หน้าตาเหมือนของเดิมทุกประการ พร้อมข้อบกพร่องเดิมทั้งหมด ในราคาที่แพงกว่ามาก
ตารางจับคู่บัญชีคือชิ้นงานที่สำคัญที่สุด
สองคอลัมน์ไม่พอ ตารางที่ผ่านการตรวจสอบบัญชีได้ต้องมีรหัสและชื่อบัญชีเดิม รหัสและชื่อบัญชีใหม่ ประเภทของการจับคู่ และกฎที่ใช้ การรวมหลายบัญชีเดิมเข้าเป็นบัญชีใหม่บัญชีเดียวนั้นง่ายและไม่เสียอะไร แต่การแยกบัญชีเดิมหนึ่งบัญชีออกเป็นหลายบัญชีใหม่คือจุดที่ประวัติหายไป เพราะยอดคงเหลือในอดีตแยกไม่ได้หากไม่มีกฎ และกฎนั้นมักต้องใช้ข้อมูลที่ระบบเดิมไม่เคยเก็บ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ยอมรับตามตรง ยอดนั้นไปอยู่ในบัญชีที่ระบุชัดว่าเป็นบัญชีคงค้างจากระบบเดิม และมีหมายเหตุอธิบายเหตุผล
มีสองนิสัยที่คุ้มค่าเสมอ หนึ่ง เก็บรหัสบัญชีเดิมไว้เป็นคุณลักษณะของบัญชีใหม่ หรือในช่องอ้างอิง เพื่อให้ใครก็ตามค้นหาเลขเดิมได้ตลอดห้าปีข้างหน้า สอง ระบุผู้รับผิดชอบไว้ทุกบรรทัดของตาราง เพื่อว่าเมื่อผู้สอบบัญชีถามในเดือนมีนาคมว่าทำไมบัญชี 5210 กลายเป็นสามบัญชี จะมีชื่อคนตอบ ไม่ใช่การยักไหล่
ตัดยอดในวันเดียว จากงบทดลองชุดเดียว ด้วยการกระทบยอดครั้งเดียว
เลือกวันตัดยอดให้ตรงกับวันสิ้นงวด และถ้าเป็นไปได้ให้ตรงกับวันสิ้นปี เพราะงบแสดงฐานะการเงินที่ผ่านการตรวจสอบแล้วจะกลายเป็นยอดยกมา และการลงนามของผู้สอบบัญชีก็จะกลายเป็นการกระทบยอดของคุณโดยปริยาย นำงบทดลองปิดงวดของระบบเดิมมาเป็นยอดยกมาของระบบใหม่ผ่านตารางจับคู่บัญชี แล้วกระทบยอดให้ตรงกันทุกบาท ยอดปิดของระบบเดิม ยอดหลังจับคู่ และยอดยกมาของระบบใหม่ต้องเท่ากัน และบัญชีแยกประเภทย่อย ทั้งอายุลูกหนี้ อายุเจ้าหนี้ ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร สินค้าคงเหลือ และบัญชีธนาคาร ต้องตรงกับบัญชีคุมของทั้งสองระบบ
เก็บไฟล์กระทบยอดนั้นไว้ นี่คือเอกสารชิ้นเดียวที่ผู้สอบบัญชี และต่อมาคือกรมสรรพากร จะขอดูเมื่ออยากรู้ว่าไม่มีอะไรตกหล่นระหว่างสองระบบ
จะทำอย่างไรกับข้อมูลในอดีต
มีทางเลือกที่ซื่อสัตย์อยู่สามทาง และทางที่ไม่ซื่อสัตย์อีกหนึ่งทาง
ทางแรกคือโอนเฉพาะยอดคงเหลือ ยอดปิดรายเดือนของแต่ละบัญชีที่จับคู่แล้วย้อนหลังสองถึงสามปี เพื่อให้มีตัวเลขเปรียบเทียบและแนวโน้มอยู่ในระบบใหม่ ส่วนรายการบัญชียังอยู่ในระบบเดิม เป็นวิธีที่ถูกที่สุด และมักจะเพียงพอ
ทางที่สองคือโอนรายการทั้งหมด ซึ่งแพง รายการเดิมมีคุณลักษณะที่ระบบใหม่ไม่เข้าใจ และคุ้มค่าเฉพาะเมื่อธุรกิจต้องการรายงานระดับรายการข้ามช่วงรอยต่อจริง ๆ เช่น ประวัติกำไรรายลูกค้าสำหรับทีมขาย
ทางที่สามคือเก็บระบบเดิมไว้ให้อ่านได้ ต่ออายุใบอนุญาตในโหมดอ่านอย่างเดียว หรือส่งออกฐานข้อมูลและรายงานมาตรฐานทั้งหมดในรูปแบบที่ผู้สอบบัญชีเปิดดูได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ ทางเลือกนี้คือสิ่งที่คนมักลืมตั้งงบไว้
ส่วนทางที่ไม่ซื่อสัตย์คือไฟล์สำรองข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่มีใครเปิดได้ ตามพระราชบัญญัติการบัญชี บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี และนานกว่านั้นหากยังมีการประเมินภาษีค้างอยู่ คำว่าเก็บรักษาหมายถึงอ่านได้ ต้องมีคนจัดทำบัญชีแยกประเภทของปี 2566 แยกตามบัญชี พร้อมเอกสารประกอบ ได้เมื่อถูกร้องขอ ไฟล์ที่ต้องใช้ระบบซึ่งคุณไม่มีแล้ว ไม่ผ่านเกณฑ์นี้
แบบยื่นของไทยบอกคุณว่าผังบัญชีใหม่ต้องผลิตอะไรได้
ต่างจากเวียดนาม ประเทศไทยไม่ได้กำหนดผังบัญชีมาตรฐาน สิ่งที่กำหนดคือผลลัพธ์ แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล แบบภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน แบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย งบการเงินที่ยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และรูปแบบการนำเสนอของผู้สอบบัญชี การทดสอบผังบัญชีใหม่จึงต้องไล่ย้อนกลับจากแบบเหล่านั้น ทุกบรรทัดของแบบภาษีเงินได้และทุกช่องของแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ผลิตจากบัญชีและรหัสภาษีในระบบใหม่ได้โดยไม่ต้องจัดประเภทใหม่ด้วยมือหรือไม่ ถ้าผู้วางระบบออกแบบผังบัญชีก่อนแล้วค่อยเอาการจับคู่ภาษีมาต่อทีหลัง ฝ่ายบัญชีจะต้องบันทึกรายการปรับประเภททุกเดือนไปอีกหลายปี
มีบางอย่างที่ต้องมีเป็นบัญชีหรือมิติตั้งแต่วันแรก ไม่ใช่มาเพิ่มทีหลัง ภาษีขายและภาษีซื้อโดยแยกภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนดออกมา ภาษีหัก ณ ที่จ่ายรอขอคืนและค้างจ่ายแยกตามประเภท และสำหรับบริษัทที่ได้รับการส่งเสริมจาก BOI คือการแยกกิจการที่ได้รับการส่งเสริมออกจากกิจการที่ไม่ได้รับการส่งเสริม ซึ่งสร้างย้อนหลังไม่ได้
การย้ายออกจาก SAP เป็นกรณีพิเศษ
เมื่อคำถามคือจะย้ายระบบออกจาก SAP อย่างไร มักเป็นบริษัทลูกที่ออกจากระบบของกลุ่มหลังการขายกิจการ หรือบริษัทที่ลดขนาดลงมาใช้ระบบระดับกลาง มีกับดักสองอย่างที่เฉพาะกับกรณีนี้ ผังบัญชีใน SAP เป็นของกลุ่มบริษัท สร้างขึ้นรอบรหัสบริษัท ศูนย์กำไร และองค์ประกอบต้นทุน ผังบัญชีตามกฎหมายไทยที่อยู่ข้างใต้อาจไม่เคยมีอยู่จริงในฐานะสิ่งที่แยกออกมา จึงต้องออกแบบขึ้นมา ไม่ใช่ย้ายมา และข้อมูลในอดีตใน SAP เป็นของกลุ่ม จงดึงข้อมูลออกมาก่อนที่สิทธิ์เข้าถึงจะหมด ทั้งรายการบัญชีแยกประเภท รายการค้าง ทะเบียนสินทรัพย์ และรายงานภาษี ในรูปแบบที่อ่านได้โดยไม่ต้องใช้ SAP หกเดือนหลังการขาย จะไม่มีใครฝั่งกลุ่มบริษัททำให้คุณ
ใครทำอะไร
ผู้วางระบบตั้งค่าซอฟต์แวร์ ฝ่ายการเงินเป็นเจ้าของตารางจับคู่บัญชี การกระทบยอดวันตัดยอด การตัดสินใจเรื่องข้อมูลในอดีต และการปิดบัญชีสามงวดแรกในระบบใหม่ นี่คือการแบ่งงานที่ได้ผล และเป็นเหตุผลที่เราอธิบายบทบาทของเราในโครงการ ERP ว่าเป็นฝั่งการเงินของการย้ายระบบ ไม่ใช่การวางระบบ ถ้าคุณกำลังจะเซ็นสัญญากับผู้วางระบบ หรือเพิ่งขึ้นระบบแล้วปิดบัญชีงวดแรกไม่ลงตัว การตรวจสุขภาพการเงินโดยทีม CFO ฟรี (ภาษาอังกฤษ)คือวิธีที่เร็วที่สุดที่จะเห็นว่าช่องว่างอยู่ตรงไหน
เขียนโดย เจอโรม เลอ ลูเยร์ Managing Partner ของ SmeCFO