ผู้วางระบบได้เงินเมื่อระบบขึ้นใช้งาน แต่ไม่มีใครได้เงินสำหรับ การปิดบัญชีครั้งแรกหลังจากนั้น

• มอบหมายคนในองค์กรผิดคน

  บริษัทมักเลือกหนึ่งในสองแบบ ไม่คนที่ขาดไม่ได้ที่สุด ซึ่งทำให้ธุรกิจเสียหายไปหกเดือนและโครงการก็ยังช้าอยู่ดี ก็คนที่ขาดได้มากที่สุด ซึ่งทำให้การย้ายระบบถูกดูแลโดยคนที่ไม่มีอำนาจหรือความลึกพอจะตั้งคำถามกับอะไรได้เลย คำตอบที่ถูกคือหัวหน้าโครงการภายในที่เก่งพอ และได้ลดภาระงานประจำลงจริง โดยมีคนระดับอาวุโสอยู่ข้าง ๆ ซึ่งแทบไม่มีใครวางแผนส่วนหลังนี้ไว้

• ย้ายยอดยกมาเข้าระบบแต่ไม่เคยกระทบยอด

  ยอดถูกนำเข้าเพราะแผนงานเขียนว่าให้นำเข้ายอด แต่ไม่มีใครกระทบยอดตัวเลขที่นำเข้ากลับไปยังงบทดลองปิดบัญชีที่ลงนามแล้วทีละบรรทัด การปิดบัญชีครั้งแรกในระบบใหม่จึงเริ่มจากตัวเลขที่ไม่มีใครรับรอง หลังจากนั้นผลต่างทุกครั้งก็ถูกซุกเข้าบัญชีพักไปเรื่อย ๆ และพอถึงเดือนที่สี่ก็ไม่มีใครบอกได้ว่างบแสดงฐานะการเงินที่แท้จริงคืออะไร

• ผังบัญชีที่ออกแบบให้เข้ากับซอฟต์แวร์

  ผู้วางระบบเสนอโครงสร้างที่เข้ากับเทมเพลตของเขาและตั้งค่าได้เร็ว กว่าจะรู้ตัวก็หลังระบบขึ้นใช้งานแล้วว่าโครงสร้างใหม่ผลิตชุดรายงานผู้บริหาร แบบส่งข้อมูลให้กลุ่มบริษัท หรืออัตรากำไรแยกตามส่วนงานของคุณไม่ได้ ถ้าไม่มานั่งทำมือเพิ่ม ผังบัญชีควรออกแบบย้อนกลับจากรายงานที่มันต้องผลิต และการออกแบบนั้นเป็นการตัดสินใจของฝ่ายการเงิน ไม่ใช่งานตั้งค่าระบบ

• ไม่มีการรันคู่ขนาน จึงพิสูจน์ไม่ได้ว่าสองระบบตรงกัน

  การรันคู่ขนานเป็นสิ่งแรกที่ถูกตัดออกเมื่อกำหนดการเริ่มช้า และมันคือกลไกเดียวที่พิสูจน์ได้ว่าระบบใหม่ให้คำตอบเดียวกับระบบเก่าบนข้อมูลชุดเดียวกัน ถ้าไม่มี วันที่ระบบขึ้นใช้งานก็คือวันที่คุณเสียความสามารถในการตรวจสอบไป

• กำหนดวันเปลี่ยนระบบตามปฏิทินของผู้ขาย

  วันขึ้นระบบมักถูกกำหนดตามคิวว่างของที่ปรึกษาและวันต่ออายุลิขสิทธิ์ การเปลี่ยนระบบในเดือนที่ผิดทำให้วันสิ้นรอบบัญชี การตรวจสอบบัญชี และการปิดบัญชีครั้งแรกในระบบที่ยังไม่คุ้นเคย มาชนกันหมด ในขณะที่ทีมวางระบบถอนกำลังออกไปแล้ว

• คิดเอาเองว่าระบบออกแบบยื่นภาษีได้ โดยไม่เคยทดสอบ

  ERP ต่างประเทศไม่ได้ออกแบบมาเพื่อการยื่นแบบของไทย คำถามที่ว่าระบบผลิต ภ.พ.30 ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ในรูปแบบที่ผู้ทำภาษีของคุณยื่นได้จริงหรือไม่ พร้อมหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ถูกต้อง เป็นคำถามที่ควรตอบให้ได้ตั้งแต่ตอนทดสอบการใช้งานจริง แต่ส่วนใหญ่กลับไปรู้เอาตอนเดือนแรกที่ต้องยื่น

• ไม่มีใครตัดสินใจว่าเรื่องไหนที่คุณยังตอบคำถามได้อยู่

  ข้อมูลย้อนหลังถูกย้าย ถูกเก็บถาวร หรือถูกทิ้งไปโดยปริยาย ไม่ใช่โดยการตัดสินใจ แล้ววันหนึ่งผู้สอบบัญชี เจ้าหน้าที่สรรพากร หรือผู้ซื้อกิจการถามถึงรายการเมื่อสองปีก่อน ซึ่งอยู่ในระบบที่ไม่มีใครล็อกอินเข้าไปได้อีกแล้ว

• รับผิดชอบฝั่งการเงินของโครงการ

  มีคนที่ระบุชื่อได้ รับผิดชอบว่าฝ่ายการเงินต้องการอะไรจากระบบ นั่งอยู่ในที่ประชุมคณะกรรมการโครงการ และมีน้ำหนักพอจะบอกว่าให้เลื่อนวันขึ้นระบบได้ ไม่ใช่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่ถูกเรียกไปถามความเห็นเป็นครั้งคราว

• ออกแบบผังบัญชีย้อนกลับจากรายงาน

  เริ่มจากชุดรายงานผู้บริหาร รายงานต่อคณะกรรมการ แบบส่งข้อมูลให้กลุ่มบริษัท และงบการเงินตามกฎหมาย แล้วจึงสร้างโครงสร้างและตรรกะของศูนย์ต้นทุนที่ผลิตทั้งสี่อย่างได้โดยไม่ต้องทำมือเพิ่ม ต้องทำก่อนการตั้งค่าระบบ เพราะถ้าทำทีหลังมันจะกลายเป็นโครงการย้ายข้อมูลอีกโครงการหนึ่ง

• กระทบยอดและลงนามรับรองยอดยกมา

  ทุกบรรทัดในงบแสดงฐานะการเงินตรงกับงบทดลองปิดบัญชีและมีเอกสารรองรับ ก่อนที่ใครจะบันทึกรายการแรกในระบบใหม่ งานนี้ไม่หวือหวา และเป็นสิ่งที่มีมูลค่าสูงที่สุดในหน้านี้

• ยืนยันให้มีการรันคู่ขนาน และนิยามว่าตรงกันแปลว่าอะไร

  รันเต็มหนึ่งงวดในทั้งสองระบบ พร้อมกำหนดเกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้ และคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับผลต่างทุกรายการที่เกินเกณฑ์ การอนุมัติผ่านเป็นการตัดสินใจของฝ่ายการเงิน ไม่ใช่หมุดหมายของโครงการ

• ทดสอบแบบยื่นตามกฎหมายตั้งแต่ตอน UAT

  แบบภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย แฟ้มข้อมูลสำหรับผู้สอบบัญชี และทะเบียนสินทรัพย์ถาวร ต้องออกจากระบบใหม่ได้จริงและผ่านการตรวจโดยคนที่ต้องเป็นผู้ยื่น ก่อนวันเปลี่ยนระบบ ไม่ใช่หลังจากนั้น

• วางแผนวันเปลี่ยนระบบให้สอดคล้องกับปฏิทินตามกฎหมาย

  เลือกวันที่ทำให้วันสิ้นรอบบัญชี การตรวจสอบบัญชี และการปิดบัญชีครั้งแรกในระบบที่ยังไม่คุ้นเคย ไม่มาชนกัน และให้ทีมวางระบบอยู่ต่อจนผ่านการปิดบัญชีครั้งแรก ไม่ใช่จนถึงแค่วันขึ้นระบบ

• เขียน SOP ใหม่สำหรับระบบใหม่

  ขั้นตอนที่เขียนไว้สำหรับระบบเก่ากลายเป็นเรื่องแต่งตั้งแต่วันแรกโดยที่ไม่มีใครทัน ทั้งปฏิทินปิดบัญชี เส้นทางการอนุมัติ และขั้นตอนการกระทบยอด ต้องเขียนใหม่ทั้งหมด และจังหวะที่ควรทำคือตอนที่ทีมกำลังเรียนรู้ทุกอย่างใหม่อยู่แล้ว

อาการมักเหมือนกัน การปิดบัญชียืดจากห้าวันเป็นห้าสัปดาห์ บัญชีย่อยไม่ตรงกับบัญชีแยกประเภททั่วไปอีกต่อไป มีบัญชีพักที่ไม่มีใครอยากพูดถึง ผู้สอบบัญชีเริ่มถามเรื่องการย้ายระบบ ส่วนผู้วางระบบถอนกำลังไปแล้ว และบทสนทนาที่เหลืออยู่เป็นเรื่องขอบเขตงานกับใบขอเปลี่ยนแปลง

• หาให้ได้ว่างบแสดงฐานะการเงินที่แท้จริงคืออะไร

  สร้างและกระทบยอดทุกบรรทัดในงบแสดงฐานะการเงินขึ้นใหม่จากเอกสารต้นทาง ตกลงกันว่าอะไรถูกย้ายมาผิด และตีมูลค่าออกมาเป็นตัวเลข ตราบใดที่ยังไม่มีสิ่งนี้ ตัวเลขอื่นทุกตัวในระบบก็เป็นแค่การประมาณ

• ซ่อมจุดที่บัญชีย่อยกับบัญชีแยกประเภททั่วไปขาดจากกัน

  ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ สินทรัพย์ถาวร และเงินฝากธนาคาร แต่ละรายการกระทบยอดกลับไปยังบัญชีคุมได้ พร้อมระบุกลไกที่ทำให้มันขาดจากกัน เพื่อให้มันเลิกขาด

• ดึงการปิดบัญชีกลับมาให้มีกำหนดวันอีกครั้ง

  ปฏิทินปิดบัญชีที่สร้างใหม่ตามพฤติกรรมจริงของระบบใหม่ พร้อมผู้รับผิดชอบและวันที่ และมีคนระดับอาวุโสขับเคลื่อนจนกว่าจะทำได้ต่อเนื่องสามเดือน

• ทำให้การยื่นแบบตามกฎหมายใช้งานได้

  ทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้ระบบใหม่ผลิตแบบยื่นของไทยที่ยื่นได้จริง รวมถึงหาทางออกชั่วคราว หากคำตอบตรง ๆ คือระบบทำเองไม่ได้และต้องมีอะไรอยู่นอกระบบมาช่วย

• สร้างชุดรายงานขึ้นใหม่บนข้อมูลชุดใหม่

  รายงานผู้บริหารที่สร้างใหม่จากโครงสร้างใหม่ พร้อมเชื่อมตัวเลขเปรียบเทียบกลับไปยังระบบเก่า เพื่อให้คณะกรรมการยังเห็นภาพต่อเนื่อง แทนที่จะเห็นรอยขาดกลางปี

ผู้วางระบบของคุณถูกวัดผลจากการทำให้ระบบขึ้นใช้งานได้ตรงเวลาและอยู่ในงบ นั่นเป็นเป้าหมายที่ชอบธรรม และไม่ใช่เป้าหมายเดียวกับของคุณ ซึ่งคือบัญชีชุดหนึ่งที่ปิดได้ ยื่นได้ และผ่านการตรวจสอบได้ เมื่อสองอย่างนี้ดึงกันคนละทาง ซึ่งช่วงท้ายโครงการมันดึงกันเสมอ ต้องมีคนที่คุณเป็นผู้จ่ายเงินให้

เราไม่มีรายได้จากลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ไม่รับค่าแนะนำ และไม่รับค่านายหน้าจากผู้ขายหรือผู้วางระบบรายใด ลองถามใครก็ตามที่ให้คำแนะนำคุณเรื่องการเลือกระบบว่าเขาพูดแบบนี้ได้หรือไม่

ความต่างข้อที่สองคือเราเคยอยู่กับระบบเหล่านี้หลังจากนั้น เจอโรมดูแลการติดตั้ง ERP และ TMS รวมถึงการวางศูนย์บริการร่วมใน 14 ตลาดของภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกที่ Scan Global Logistics และเคยสร้างการปิดบัญชีและงบการเงินรวมขึ้นใหม่หลังการย้ายระบบที่ PropertyScout และ Manuport ส่วนเบอนัวต์เคยทำงานกับ SAP, IFS, Cognos และ Xero โดยเป็นผู้ลงมือติดตั้ง ไม่ใช่ผู้ว่าจ้างให้ติดตั้ง การรู้ว่าผลลัพธ์ต้องผ่านอะไรบ้าง เป็นทักษะคนละอย่างกับการรู้วิธีตั้งค่าซอฟต์แวร์ และเป็นทักษะที่มักหายไป

มันยังแปลว่าเราพร้อมจะบอกคุณว่าอย่าทำ บริษัทจำนวนไม่น้อยที่เชื่อว่าตัวเองต้องการ ERP ใหม่ แท้จริงแล้วมีกระบวนการที่ไม่เคยถูกออกแบบ และจะได้ประโยชน์เกือบทั้งหมดด้วยต้นทุนและความเสี่ยงเพียงเศษเสี้ยว ถ้าแก้เรื่องนั้นก่อน ถ้าคุณอยู่ในสถานการณ์นั้น เราจะบอกตั้งแต่การคุยครั้งแรก

SOP กระบวนการ และระบบอัตโนมัติ · ขอบเขตงานส่วนที่เหลือ · ค่าบริการ