เขียนกระบวนการลงบนกระดาษก่อน แล้วค่อยให้เครื่องทำครึ่งที่น่าเบื่อ

• กระบวนการอยู่ในหัวคนเดียวเท่านั้น

  ไม่มีใครเขียนไว้ คุณภาพงานจึงขึ้นอยู่กับว่าวันนั้นใครนั่งอยู่ที่โต๊ะ พอคนนั้นลาออก ลาหยุด หรือได้เลื่อนตำแหน่ง การปิดบัญชีก็ช้าลง และไม่มีใครบอกได้ว่าเพราะอะไรกันแน่

• ทุกเดือนต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น

  กระทบยอดชุดเดิม จัดรูปแบบใหม่แบบเดิม คัดลอกและวางระหว่างโปรแกรมบัญชีกับชุดรายงานแบบเดิม คนที่ได้เงินเดือนสูงใช้เวลาหลายวันกับงานที่ไม่ต้องใช้วิจารณญาณเลย

• การควบคุมมีอยู่บนกระดาษ แต่ไม่มีในขั้นตอนการทำงานจริง

  ตารางอำนาจอนุมัติในเอกสารนโยบายที่รอบจ่ายเงินจริงไม่ได้บังคับใช้ ไม่ใช่การควบคุม แต่เป็นแค่เอกสาร

• ซื้อซอฟต์แวร์ก่อนที่จะแก้กระบวนการ

  ERP ใหม่ที่วางทับกระบวนการที่ไม่เคยถูกออกแบบ ให้ตัวเลขชุดเดิม ช้ากว่าเดิม และแพงกว่าเดิม นี่คือความผิดพลาดที่แพงที่สุดที่เราถูกเรียกเข้าไปแก้

• เอา AI ไปใช้ผิดจุด

  โครงการนำร่องที่สรุปเอกสารซึ่งไม่มีใครอ่าน ในขณะที่ยังมีสามคนคีย์ใบแจ้งหนี้ด้วยมือ ความกระตือรือร้นที่มุ่งไปที่ปัญหาที่มองเห็น แทนที่จะเป็นปัญหาที่แพง

• เขียนผังสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่สิ่งที่คู่มือบอก

  เรานั่งลงกับคนที่ทำงานจริง และบันทึกกระบวนการจริง รวมถึงทางลัดที่เขาใช้กันอยู่ ช่องว่างระหว่างกระบวนการในเอกสารกับกระบวนการจริง มักเป็นที่ที่ความเสี่ยงอาศัยอยู่

• ออกแบบ SOP

  ขั้นตอนที่เขียนไว้สำหรับการปิดบัญชีสิ้นเดือน เจ้าหนี้ ลูกหนี้ เงินเดือน การเบิกค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ถาวร ธนาคาร และการอนุมัติ พร้อมผู้รับผิดชอบ จุดเริ่ม ขั้นตอน หลักฐาน และสิ่งที่ต้องทำเมื่อเกิดปัญหา เขียนให้พนักงานใหม่ทำตามได้ตั้งแต่สัปดาห์แรก

• รื้อกระบวนการก่อนทำให้เป็นอัตโนมัติ

  การทำกระบวนการที่ไม่ดีให้เป็นอัตโนมัติ แค่ทำให้ผลลัพธ์ที่ไม่ดีมาถึงเร็วขึ้น เราแก้ลำดับขั้น ความรับผิดชอบ และการควบคุมก่อน แล้วจึงตัดสินใจว่าอะไรคุ้มที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ

• ทำงานเอกสารชั้นล่างให้เป็นอัตโนมัติ

  การอ่านและลงรหัสใบแจ้งหนี้ การจับคู่รายการกระทบยอดธนาคาร การเตรียมรายการบัญชีที่เกิดซ้ำ การประกอบและส่งรายงาน การจัดเก็บเอกสาร และการย้ายข้อมูลระหว่างระบบ งานปริมาณมากที่มีกฎชัดเจน ซึ่งเครื่องทำได้ดีกว่าคนจริง ๆ

• ฝังการควบคุมไว้ในขั้นตอนการทำงาน

  วงเงินอนุมัติที่ระบบบังคับใช้ แทนที่จะให้ผู้จัดการจำเอง รายการผิดปกติที่ระบบแจ้งเตือนเอง และร่องรอยการตรวจสอบที่มีอยู่เพราะกระบวนการสร้างมันขึ้นมา ไม่ใช่เพราะมีใครมานั่งดูแลสเปรดชีต

• ส่งมอบพร้อมเอกสารทั้งหมด

  คุณได้ SOP การตั้งค่า และเหตุผลเบื้องหลัง ไม่ใช่กล่องดำที่มีแต่เราดูแลได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ขายระบบอัตโนมัติส่วนใหญ่กำลังขายอยู่เงียบ ๆ

• อ่านเอกสารที่เข้ามาในรูปแบบไหนก็ได้

  ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย ใบเสร็จ รายการเดินบัญชี สัญญา นี่คือการใช้งานที่ให้มูลค่าสูงที่สุดในฝ่ายการเงินของธุรกิจขนาดกลางและเล็ก เพราะเป็นงานมือที่มีปริมาณมากที่สุด และอัตราความผิดพลาดของพนักงานที่เหนื่อยล้าตอนสิ้นเดือน แย่กว่าที่คนส่วนใหญ่ยอมรับกัน

• จับคู่และกระทบยอด

  รายการธนาคารกับรายการในบัญชี ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้กับใบรับของ ยอดคงเหลือระหว่างบริษัทในเครือ จับคู่ตามกฎ โดยให้คนดูเฉพาะรายการที่ไม่เข้าเงื่อนไข

• ร่างฉบับแรก

  คำอธิบายผลต่าง เนื้อหาชุดรายงานสำหรับคณะกรรมการ เอกสารนโยบาย บันทึกขั้นตอนการทำงาน ร่างแรกที่ใช้ได้ซึ่งคนมาแก้ต่อ เร็วกว่าการเริ่มจากหน้ากระดาษเปล่า และคนยังคงเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งที่เขียนออกไป

• ตอบคำถามจากข้อมูลของคุณเอง

  ให้ผู้จัดการถามได้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับค่าใช้จ่ายรายการหนึ่ง โดยไม่ต้องรอให้ทีมการเงินสร้างรายงานให้ ภายในขอบเขตสิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดไว้อย่างเหมาะสม

• การตัดสินใจที่มีเงินผูกอยู่

  การตั้งสำรอง การรับรู้รายได้จากสัญญาที่ซับซ้อน การด้อยค่า จุดยืนเรื่องราคาโอน เรื่องเหล่านี้ต้องมีคนที่รับผิดชอบคำตอบ

• อะไรก็ตามที่คำตอบผิดแล้วเงียบ

  ถ้าความผิดพลาดจะไม่ถูกจับได้จากการตรวจสอบขั้นถัดไป อย่าวางระบบที่ทำงานด้วยความน่าจะเป็นไว้ตรงนั้นโดยไม่มีคนทบทวน งานการเงินมีหลายจุดที่ความผิดพลาดโผล่ขึ้นมาตอนตรวจสอบบัญชีเท่านั้น คือสิบสองเดือนให้หลัง

• การอนุมัติ

  เครื่องส่งเรื่องอนุมัติต่อได้ เตรียมเรื่องได้ และชี้รายการผิดปกติได้ แต่คนที่มีชื่อเป็นผู้อนุมัติการจ่ายเงิน

• ข้อมูลที่เป็นความลับซึ่งคุณยังไม่เคยคิดถึง

  เงินเดือน ข้อมูลส่วนบุคคล สัญญาที่มีความอ่อนไหวทางธุรกิจ ก่อนที่อะไรจะเข้าใกล้โมเดลภายนอก ต้องมีการคุยกันก่อนว่าอะไรออกจากบริษัทได้ และภายใต้เงื่อนไขของใคร

การทำกระบวนการการเงินให้เป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่ปัญหาทางเทคนิคเป็นหลัก ส่วนที่ยากคือการรู้ว่าผลลัพธ์ต้องผ่านอะไรบ้าง ทั้งผู้สอบบัญชี การตรวจสอบภาษี การทดสอบเงื่อนไขของผู้ให้กู้ และการตรวจสอบสถานะของผู้ซื้อกิจการ นักพัฒนาที่ไม่เคยปิดบัญชีมาก่อนกำหนดโจทย์นั้นไม่ได้ และจะสร้างสิ่งที่คุณขอพอดี แทนที่จะเป็นสิ่งที่คุณต้องการจริง

เราเข้ามาจากอีกด้าน เราเคยปิดบัญชีเอง เคยชี้แจงผู้สอบบัญชีเอง และเคยลงนามในแบบยื่นเอง และเราลงมือใช้เครื่องมือเอง ไม่ใช่สั่งงานให้คนอื่นทำ การรวมสองอย่างนี้หายากกว่าที่ควรจะเป็น และเป็นเหตุผลทั้งหมดที่ทำให้วิธีนี้ได้ผล

มันยังแปลว่าเราพร้อมจะบอกคุณว่าไม่ควรทำ กระบวนการจำนวนมากในบริษัทเล็กไม่คุ้มที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ และโครงการนำร่อง AI จำนวนมากเกิดขึ้นเพราะมีคนอยากทำโครงการนำร่อง AI คุณจ่ายเงินให้เราเพื่อวิจารณญาณนั้น มากกว่าเพื่อการสร้างระบบ

ถ้าคุณกำลังย้ายระบบ ERP · ขอบเขตงานส่วนที่เหลือ · ถ้าคุณเป็น CFO อยู่แล้ว