Écrivez le processus. Ensuite, laissez une machine faire la moitié ennuyeuse.

• Le processus n'existe que dans la tête d'une personne

  Personne ne l'a écrit, donc la qualité dépend entièrement de qui est au bureau ce jour-là. Quand cette personne démissionne, part en congé ou est promue, la clôture dérape et personne ne sait dire exactement pourquoi.

• Chaque mois est reconstruit de zéro

  Les mêmes rapprochements, les mêmes reformatages, les mêmes copier-coller entre le logiciel comptable et le reporting. Des personnes bien payées qui passent des jours sur un travail sans aucun jugement dedans.

• Les contrôles existent sur le papier mais pas dans le flux de travail

  Une matrice d'approbation dans un document de politique interne que la campagne de règlement n'applique pas n'est pas un contrôle. C'est un document.

• Le logiciel a été acheté avant que le processus soit corrigé

  Un nouvel ERP posé sur un processus jamais conçu produit les mêmes chiffres, plus tard et plus cher. C'est l'erreur la plus coûteuse que l'on nous appelle à défaire.

• L'IA a été essayée sur le mauvais sujet

  Un pilote qui résume des documents que personne ne lit, pendant que trois personnes saisissent encore des factures à la main. De l'enthousiasme dirigé vers le problème visible plutôt que vers le problème coûteux.

• Cartographier ce qui se passe réellement, pas ce que dit le manuel

  Nous nous asseyons avec les personnes qui font le travail et documentons le processus réel, contournements compris. L'écart entre le processus documenté et le processus réel est généralement l'endroit où vit le risque.

• Concevoir les procédures

  Des procédures écrites pour la clôture mensuelle, les fournisseurs, les clients, la paie, les notes de frais, les immobilisations, les opérations bancaires et les approbations. Responsable, déclencheur, étapes, pièces justificatives, et la marche à suivre quand cela se passe mal. Rédigées pour qu'un nouvel arrivant puisse les suivre dès la première semaine.

• Refondre le processus avant de l'automatiser

  Automatiser un mauvais processus ne fait qu'accélérer l'arrivée du mauvais résultat. Nous corrigeons d'abord l'enchaînement, les responsabilités et les contrôles, puis nous décidons de ce qui mérite d'être automatisé.

• Automatiser la couche administrative

  Saisie et imputation des factures, rapprochement bancaire, préparation des écritures récurrentes, assemblage et diffusion des reportings, classement documentaire, transfert de données entre systèmes. Du travail à fort volume et à règles claires, où une machine fait réellement mieux qu'une personne.

• Intégrer les contrôles dans le flux de travail

  Des seuils d'approbation appliqués par le système plutôt que mémorisés par un responsable. Des exceptions remontées automatiquement. Une piste d'audit qui existe parce que le processus la crée, et non parce que quelqu'un tient un tableur à jour.

• Transmettre avec toute la documentation

  Vous recevez les procédures, le paramétrage et le raisonnement. Pas une boîte noire que nous seuls pouvons maintenir, ce qui est exactement ce que la plupart des prestataires d'automatisation vendent discrètement.

• Lire des documents qui arrivent dans n'importe quel format

  Factures fournisseurs, reçus, relevés bancaires, contrats. C'est l'application la plus rentable dans une fonction finance de PME, parce que c'est la tâche manuelle la plus volumineuse, et parce que le taux d'erreur d'un employé fatigué en fin de mois est pire que la plupart des gens ne l'admettent.

• Rapprocher et faire correspondre

  Lignes bancaires et écritures comptables, bons de commande, factures et bons de réception, soldes intragroupe entre entités. Un rapprochement par règles, avec un humain qui n'examine que les exceptions.

• Rédiger la première version

  Commentaire des écarts, texte du reporting au conseil, documents de politique interne, notes de procédure. Un premier jet correct qu'un humain corrige va plus vite qu'une page blanche, et l'humain reste responsable de ce qui est écrit.

• Interroger vos propres données

  Permettre à un responsable de demander ce qui est arrivé à une ligne de coût sans attendre que l'équipe finance construise un rapport, dans un périmètre d'accès correctement défini.

• Les jugements avec de l'argent au bout

  Provisions, reconnaissance du revenu sur un contrat complexe, dépréciation, position de prix de transfert. Cela demande une personne qui répondra de la réponse.

• Tout ce dont une mauvaise réponse resterait silencieuse

  Si une erreur ne serait pas rattrapée par un contrôle en aval, ne mettez pas un système probabiliste à cette place sans revue. La finance ne manque pas d'endroits où une erreur ne remonte qu'à l'audit, douze mois plus tard.

• Les approbations

  Une machine peut acheminer une approbation, la préparer et signaler les exceptions. C'est un humain identifié qui approuve le paiement.

• Les données confidentielles auxquelles vous n'avez pas encore réfléchi

  Paie, données personnelles, contrats commercialement sensibles. Avant que quoi que ce soit n'approche un modèle externe, il y a une conversation sur ce qui peut sortir de l'entreprise et sous les conditions de qui.

Automatiser un processus finance n'est pas d'abord un problème technique. La partie difficile est de savoir ce que le résultat doit pouvoir supporter : un commissaire aux comptes, un contrôle fiscal, le test d'un covenant bancaire, la due diligence d'un acquéreur. Un développeur qui n'a jamais clôturé des comptes ne peut pas spécifier cela, et construira exactement ce que vous avez demandé plutôt que ce dont vous aviez besoin.

Nous abordons le sujet par l'autre bout. Nous avons mené la clôture, défendu l'audit et signé les dépôts, et nous manipulons les outils nous-mêmes plutôt que de briefer quelqu'un d'autre. Cette combinaison est plus rare qu'elle ne devrait l'être, et c'est toute la raison pour laquelle cela fonctionne.

Cela veut dire aussi que nous sommes prêts à vous dire non. Beaucoup de processus dans une petite entreprise ne valent pas la peine d'être automatisés, et beaucoup de pilotes d'IA existent parce que quelqu'un voulait lancer un pilote d'IA. Vous nous payez pour ce jugement plus que pour la construction.

Si vous migrez votre ERP · Le reste du périmètre · Si vous êtes déjà le DAF