เดือนสิงหาคม ระบบ ERP ใหม่ขึ้นใช้งานมาหกเดือนแล้ว คณะทำงานถูกยุบไปตั้งแต่เดือนมีนาคม ผู้วางระบบวางบิลงวดสุดท้ายเรียบร้อย และโครงการถูกปิดในฐานะความสำเร็จ
แล้วคุณเปิดระบบขึ้นมาดู ใบแจ้งหนี้ขาย 3,500 ใบ ตั้งแต่เดือนเมษายนถึงกรกฎาคม ยังค้างอยู่ในสถานะร่าง ยอดเงินฝากธนาคารในบัญชีแยกประเภทติดลบสิบห้าล้านบาท เงินที่ลูกค้าโอนเข้ามาลอยอยู่โดยไม่ได้ตัดกับใบแจ้งหนี้ใบไหน ยอดยกมาไม่ตรงกับงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับรองเมื่อปีก่อน และผู้สอบบัญชีก็เริ่มถามแล้วว่าทำไม
นี่ไม่ใช่เรื่องเล่าให้ตกใจ แต่คือสิ่งที่ผมเจอในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งในโครงการย้ายระบบ ERP เกือบทุกโครงการที่ถูกเรียกเข้าไป ทั้งการย้ายเข้าสู่ Dynamics 365, Xero และ Odoo การย้ายออกจากโปรแกรมบัญชีในประเทศอย่าง Express, AutoFlight หรือ Formula และบริษัทที่เลิกทำบัญชีบน Excel เป็นครั้งแรก ต่างระบบ ต่างอุตสาหกรรม แต่ภาพที่เห็นหกเดือนหลังขึ้นระบบเหมือนกัน สิบปีที่ผ่านมาผมถูกเรียกเข้าไปแก้แบบนี้มากกว่าสิบราย และนับจำนวนรายที่บัญชีสะอาดจริงเมื่อครบหกเดือนได้ด้วยนิ้วมือข้างเดียว ตัวซอฟต์แวร์แทบไม่เคยเป็นปัญหา สิ่งที่พังคือทุกอย่างที่อยู่รอบตัวมัน
วันขึ้นระบบคือวันที่ความเสี่ยงเริ่ม ไม่ใช่วันที่จบ
โครงการวางระบบถูกวัดผลด้วยวันเดียว คือวันขึ้นระบบ ผู้วางระบบได้รับค่าจ้างเพื่อพาคุณไปถึงวันนั้น และเมื่อระบบเปิดใช้งาน โครงการก็ถือว่าจบ แต่บททดสอบจริงอยู่หลังจากนั้น คือการปิดบัญชีงวดแรก การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มครั้งแรก และการตรวจสอบบัญชีครั้งแรก ซึ่งกว่าจะถึงตอนนั้น ทีมที่ปรึกษาย้ายไปอยู่กับลูกค้ารายถัดไปแล้ว
นั่นคือแก่นของปัญหา เมื่อที่ปรึกษาถอนตัวออกไป ไม่มีใครในบริษัทเป็นเจ้าของระบบ ผู้วางระบบเป็นคนตั้งค่า ฝ่ายบัญชีเป็นคนใช้งาน แต่ไม่มีใครรับไม้ต่อ ความผิดพลาดเล็ก ๆ ในการตั้งค่า ข้อมูลหลักที่ย้ายมาได้ครึ่งเดียว และวิธีเลี่ยงปัญหาเฉพาะหน้าที่ไม่เคยถูกบันทึกไว้ จึงกลายเป็นของถาวร
นี่คือโครงการเปลี่ยนวิธีทำงาน ที่บังเอิญมีซอฟต์แวร์เข้ามาเกี่ยวข้อง
ERP ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี แต่วางตัวอยู่บนเส้นทางเดินของข้อมูลและเงินทั้งสาย ตั้งแต่ใบสั่งซื้อกลายเป็นใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้กลายเป็นลูกหนี้ การรับชำระถูกตัดกับใบไหน ใบวางบิลจากผู้ขายถูกอนุมัติและจ่ายอย่างไร ไปจนถึงการกระทบยอดธนาคาร เปลี่ยนระบบหนึ่งครั้ง คือเปลี่ยนทุกขั้นตอนเหล่านี้
บริษัทส่วนใหญ่ติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่แต่เก็บนิสัยเดิมไว้ทั้งหมด ทีมบัญชีทำงานตามลำดับเดิมที่เคยทำในระบบเก่า พร้อมไฟล์ Excel ชุดเดิมที่วางไว้ข้าง ๆ ขั้นตอนเหล่านั้นถูกออกแบบมาสำหรับตรรกะอีกแบบหนึ่ง พอมาอยู่ในระบบใหม่จึงใช้ไม่ได้ หรือใช้ได้ครึ่งเดียว ซึ่งแย่กว่า ผลที่ได้จึงตรงข้ามกับที่โครงการสัญญาไว้ คืองานมือเพิ่มขึ้น งานแก้ย้อนหลังเพิ่มขึ้น และทีมทำงานช้ากว่าก่อนขึ้นระบบ
ทางแก้ไม่ได้หวือหวาอะไร ทุกขั้นตอนสำคัญต้องมีวิธีปฏิบัติที่เขียนไว้ ต่อให้สั้นก็ยังดี ใครเป็นคนออกใบแจ้งหนี้ ใครเป็นคนยืนยัน ตัดรับชำระเมื่อไหร่ ใครกระทบยอดธนาคารและต้องเสร็จภายในวันที่เท่าไหร่ หนึ่งหน้าต่อหนึ่งกระบวนการก็เพียงพอ แต่ในโครงการที่ผมเข้าไปทบทวน แทบไม่เคยมีสักหน้าเดียว
ไม่มีใครมีเวลาทำให้มันถูกต้อง
ฝ่ายบัญชีของ SME ไทยมีคนน้อย ระหว่างย้ายระบบก็ยังต้องปิดบัญชี ยื่นภาษี จ่ายเจ้าหนี้ และตอบผู้สอบบัญชีไปพร้อมกัน ไม่มีใครมีเวลาเหลือไปทำความสะอาดข้อมูล ทดสอบระบบ หรือเรียนรู้ขั้นตอนใหม่ ทางลัดจึงถูกสร้างขึ้นตั้งแต่วันแรก
หลังขึ้นระบบยิ่งหนักกว่าเดิม ทุกคนตามงานบัญชีไม่ทัน แต่ละเดือนงานค้างพอกขึ้นเรื่อย ๆ ทีมทำได้อย่างมากแค่ประคองงวดปัจจุบันให้จบ ไม่เหลือใครย้อนกลับไปแก้ของเก่า ปัญหาของเดือนเมษายนจึงยังอยู่ตรงนั้นในเดือนสิงหาคม เพราะไม่มีใครมีเวลาว่างแม้แต่วันเดียวที่จะกลับไปดู
หกเดือนหลังขึ้นระบบ หน้าตาเป็นแบบนี้
นี่คือปัญหาที่พบบ่อยที่สุด และมักเจอพร้อมกันหลายข้อ
- ใบแจ้งหนี้ขายค้างอยู่ในสถานะร่าง ใบแจ้งหนี้ถูกสร้างเป็นพันใบแต่ไม่เคยถูกบันทึกบัญชี รายได้และลูกหนี้ในบัญชีแยกประเภทจึงต่ำกว่าความจริง รายงานอายุลูกหนี้ใช้อะไรไม่ได้ และไม่มีใครบอกลูกค้าได้ว่าตกลงค้างอยู่เท่าไหร่
- ไม่ได้ตั้งค่าวันครบกำหนดชำระ เงื่อนไขการชำระเงินย้ายมาไม่ครบ ใบแจ้งหนี้ทุกใบจึงขึ้นวันครบกำหนดผิด การติดตามหนี้ทำไม่ได้ และประมาณการกระแสเงินสดกลายเป็นเรื่องแต่ง
- ผังบัญชีที่ทำค้างไว้ บางบัญชีหายไป บางบัญชีซ้ำ บางบัญชีกว้างเกินกว่าจะใช้ประโยชน์ รายการจึงถูกลงในบัญชีที่ใกล้เคียงที่สุดเท่าที่หาได้ และงบกำไรขาดทุนรายเดือนเทียบกับปีก่อนไม่ได้
- ไม่ได้กระทบยอดธนาคาร ไม่ใช่แค่เดือนเดียว แต่หลายเดือนติดกัน ยอดเงินฝากในระบบติดลบสิบห้าล้านบาท ขณะที่ยอดจริงในธนาคารไม่ได้ใกล้เคียงเลย ส่วนต่างนั้นประกอบด้วยรายการจ่ายที่บันทึกโดยไม่มีใบรับ รายการซ้ำ และรายการที่ไม่มีใครจำได้ว่าคืออะไร
- รับชำระแล้วไม่ได้ตัดกับใบแจ้งหนี้ ลูกค้าจ่ายเงินมาแล้ว แต่เงินรับไปกองอยู่ในบัญชีพักแทนที่จะตัดกับใบแจ้งหนี้ ลูกค้ารายเดียวกันจึงปรากฏว่าทั้งเป็นหนี้และมีเงินเกินอยู่พร้อมกัน
- ยอดยกมาไม่ตรงกับงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับรอง จุดตั้งต้นของระบบใหม่ไม่ตรงกับงบชุดล่าสุดที่ลงนามไปแล้ว ตราบใดที่ยังไม่ตรง ทุกอย่างที่ต่อยอดขึ้นไปก็เชื่อถือไม่ได้ และผู้สอบบัญชีจะพูดแบบนั้นเหมือนกัน
- ข้อมูลหลักผู้ขายและลูกค้าซ้ำซ้อน ผู้ขายรายเดียวถูกสร้างสามครั้ง บางรายไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขที่สาขา เรื่องนี้สำคัญในประเทศไทย เพราะใบกำกับภาษีที่รายละเอียดไม่ครบทำให้ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้
- ภาษีหัก ณ ที่จ่ายทำนอกระบบ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ยังพิมพ์จาก Word หรือ Excel อยู่ ทำให้แบบ ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 รายเดือนไม่ผูกกับบัญชีแยกประเภทอีกต่อไป
- ทำแบบภาษีมูลค่าเพิ่มจาก Excel เพราะรายงานภาษีขายภาษีซื้อที่ออกจาก ERP ไม่ตรงกับรูปแบบที่กรมสรรพากรต้องการ ทีมจึงทำแบบ ภ.พ.30 ขึ้นใหม่ด้วยมือทุกเดือน ระบบกับแบบภาษีเล่าเรื่องคนละเรื่องกันตั้งแต่นั้น
แบบฟอร์มภาษีไทยคือจุดที่ ERP ขนาดใหญ่อ่อนที่สุด
ERP ระดับโลกถูกออกแบบมาสำหรับข้อกำหนดระดับโลก ส่วนภาษีไทยมีตรรกะของตัวเอง ทั้งการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน รูปแบบและการเรียงเลขที่ใบกำกับภาษี อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต่างกันตามประเภทเงินได้ หนังสือรับรองการหักภาษีสำหรับทุกรายการ และใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เพิ่มเข้ามาอีกชั้น ระบบขนาดใหญ่หลายตัวรองรับเรื่องเหล่านี้ผ่านส่วนเสริมสำหรับประเทศไทยหรือการปรับแต่งของพาร์ทเนอร์ ซึ่งแทบไม่เคยถูกทดสอบกับการยื่นจริง
ปัญหาจึงไม่ค่อยโผล่ตอนสาธิตระบบ แต่โผล่วันที่ต้องยื่นครั้งแรก เมื่อรายงานที่ระบบออกให้ไม่ตรงกับแบบที่กรมสรรพากรต้องการ ตั้งแต่วันนั้นทีมก็เริ่มเก็บไฟล์ Excel คู่ขนานไว้อีกชุด และ ERP ก็เลิกเป็นแหล่งข้อมูลเดียวของบริษัทอย่างที่ตั้งใจซื้อมา
เมื่องานบัญชีค้าง ผลกระทบไม่ได้จบแค่เรื่องภาษี การตรวจสอบบัญชีเลื่อน งบการเงินนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าช้า แล้วค่าปรับก็ตามมา โครงการวางระบบกลายเป็นปัญหาการปฏิบัติตามกฎหมายไปแล้ว
โครงการที่ทำได้ดีมีอะไรเหมือนกัน
- มีเจ้าของภายในบริษัท ที่ระบุตัวก่อนโครงการเริ่ม คนที่จะยังอยู่หลังที่ปรึกษาถอนตัว และมีอำนาจเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ไม่ใช่แค่ใช้ระบบเป็น
- มีกำลังคนเพิ่มทั้งระหว่างและหลังย้ายระบบ คุณสั่งให้ทีมที่ทำงานเต็มมือ 100% อยู่แล้ว ทั้งดูแลธุรกิจและรื้อระบบไปพร้อมกันไม่ได้ ตั้งงบสำหรับกำลังเสริมชั่วคราวไว้ก่อนที่จะต้องใช้
- เขียนกระบวนการทำงานของระบบใหม่ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร อย่างละหนึ่งหน้า สำหรับการออกใบแจ้งหนี้ การติดตามหนี้ เจ้าหนี้ การกระทบยอดธนาคาร และการปิดบัญชี เขียนตามวิธีที่ระบบใหม่ทำงาน ไม่ใช่ตามระบบเก่า
- ทดสอบแบบภาษีไทยก่อนขึ้นระบบ เอาแบบภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเดือนล่าสุดมารันผ่านระบบใหม่ แล้วเทียบทีละบรรทัดกับแบบที่ยื่นไปจริง
- มีคนระดับผู้บริหารการเงินดูแลการปิดบัญชีสามงวดแรก เพราะนั่นคือช่วงที่ความผิดพลาดในการตั้งค่าจะโผล่ออกมา และเป็นช่วงที่แก้ได้ถูกที่สุด
ถ้าของคุณพังไปแล้ว
บริษัทส่วนใหญ่ไม่ได้โทรหาใครก่อนย้ายระบบ แต่โทรมาตอนที่บัญชีค้างมาหกเดือนและผู้สอบบัญชีรออยู่ นั่นคืองานที่เราทำบ่อยที่สุด คือรับงานค้างออกจากทีมเพื่อให้เขาเดินงวดปัจจุบันต่อได้ แล้วรื้อของเก่าขึ้นมาทำใหม่ และส่งคืนระบบที่ปิดบัญชีได้ตรงเวลา
ลำดับการทำงานเหมือนกันทุกครั้ง กระทบยอดยกมากลับไปหางบที่ผู้สอบบัญชีรับรอง กระทบยอดธนาคารทีละเดือน เคลียร์ใบแจ้งหนี้ที่ค้างร่างและตัดรับชำระให้ครบ แก้ผังบัญชีและข้อมูลหลัก ทำรายงานภาษีขึ้นใหม่ เขียนกระบวนการทำงานลงกระดาษ แล้วจึงปิดบัญชีหนึ่งงวดให้สะอาด หลังจากนั้นค่อยเชื่อตัวเลขอีกครั้ง
การย้ายระบบ ERP แทบไม่เคยพังในวันที่ขึ้นระบบ แต่พังในหกเดือนถัดมา อย่างเงียบ ๆ ตอนที่ทุกคนยุ่งเกินกว่าจะสังเกตเห็น
อ่านเพิ่มเติมว่าเราดูแลฝั่งการเงินของการย้ายระบบ ERPอย่างไร หรืออ่านวิธีย้ายผังบัญชีโดยไม่เสียประวัติบัญชีเดิม
เขียนโดย เจอโรม เลอ ลูเยร์ Managing Partner ของ SmeCFO